Documentación de los acuerdos de la sociedad I

26 octubre, 2016 - 3 minutes read

Repasamos la obligatoriedad y supuestos en que deben documentarse los acuerdos de la sociedad

Repasamos la obligatoriedad y supuestos en que deben documentarse los acuerdos de la sociedad

Es frecuente,  que los socios de pequeñas y medianas empresas desconozcan la necesidad de recoger en un documento, todos los acuerdos que se toman en relación con la vida de sus empresas.

El Acta, en las sociedades mercantiles, se puede definir como el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.

En un ejercicio social se pueden tomar diversidad de acuerdos, que deberán transcribirse en lo que la normativa mercantil define como el Libro de Actas. Este es  por tanto, el instrumento que recoge para cada anualidad o ejercicio, las Actas que se hayan ido elaborado con respecto a la toma de decisiones de los órganos de la sociedad (Junta de So-cios, Consejo de Administración, decisiones del socio único, etc.).

La regulación

La regulación de los Libros de Actas está expresamente contemplada por la legislación mercantil, así, el artículo 26 del Código de Comercio define los libros de actas de la siguiente manera:

Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en los que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

La elaboración del Acta de la reunión de los órganos de la sociedad y su transcripción en el Libro de Actas resulta obligatoria por varias razones.

Elevados a Escritura Pública

La primera resulta importante en el caso en que los acuerdos tomados por los socios deban ser elevados a Escritura Pública, puesto que para su presentación ante el Registro Mercantil, se deberá incorporar a la Escritura, Certificación emitida por el órgano de administración sobre el contenido de la reunión que aprueba los acuerdos que se quieren formalizar en instrumento público.

Procedimiento de lagalización

La segunda determina la necesidad de presentar ante el Registro Mercantil el Libro de Actas para proceder a su legalización. Dicha legalización tiene lugar dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Actualmente, el Acta de la reunión y el Libro de Actas se pueden llevar en soporte electrónico y se presentará de forma telemática ante el Registro Mercantil de la provincia en que la sociedad tenga su domicilio social.