LIBRO DE ACTAS: OBLIGATORIEDAD Y SUPUESTOS EN QUE DEBEN DOCUMENTARSE LOS ACUERDOS DE LA SOCIEDAD

23 agosto, 2016 - 9 minutes read

Es frecuente,  que los socios de pequeñas y medianas empresas desconozcan la necesidad de recoger en un documento, todos los acuerdos que se toman en relación con la vida de su empresas.

El Acta, en las sociedades mercantiles, se puede definir como el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.

En un ejercicio social se pueden tomar diversidad de acuerdos, que deberán transcribirse en lo que la normativa mercantil define como el Libro de Actas. Este es  por tanto, el instrumento que recoge para cada anualidad o ejercicio, las Actas que se hayan ido elaborado con respecto a la toma de decisiones de los órganos de la sociedad (Junta de Socios, Consejo de Administración, decisiones del socio único, etc.).

La regulación de los Libros de Actas está expresamente contemplado por la legislación mercantil, así, el artículo 26 del Código de Comercio define los libros de actas de la siguiente manera: Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

La elaboración del Acta de la reunión de los órganos de la sociedad y su transcripción en el Libro de Actas resulta obligatoria por varias razones.

La primera resulta importante en el caso en que los acuerdos tomados por los socios deban ser elevados a Escritura Pública, puesto que para su presentación ante el Registro Mercantil, se deberá incorporar a la Escritura, Certificación emitida por el órgano de administración sobre el contenido de la reunión que aprueba los acuerdos que se quieren formalizar en instrumento público.

La segunda determina la necesidad de presentar ante el Registro Mercantil el Libro de Actas para proceder a su legalización. Dicha legalización tiene lugar dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Actualmente, el Acta de la reunión y el Libro de Actas se pueden llevar en soporte electrónico y se presentará de forma telemática ante el Registro Mercantil de la provincia en que la sociedad tenga su domicilio social.

Como venimos señalando, todos los acuerdos tomados por los órganos colegiados de la sociedad (Junta de socios y/o órgano de administración), así como las decisiones del socio único, deberán documentarse, de forma que quede constancia de su contenido. En concreto, deberá señalarse lo siguiente:

  • Fecha, lugar y hora de la convocatoria.
  • Lista de todos los asistentes a la reunión.
  • Orden del día y mención de los puntos a tratar en la reunión.
  • Relación de los asuntos debatidos.
  • Resultado de las votaciones de cada acuerdo.
  • Aprobación del acta de la sesión.

 No existe un criterio sobre el número de Actas que deben resultar en un año o ejercicio social, si bien, en las sociedades que hayan optado por el Consejo de Administración como sistema de gestión de la sociedad, éste deberá reunirse como mínimo, con carácter trimestral.

Otra Acta que, aunque no se mencione directamente, resulta al menos obligatoria cada año,  es la resultante de la reunión de los socios para aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

 No existe una lista cerrada que defina específicamente que acuerdos se deben documentar en Acta. No obstante, los supuestos más comunes con los que podemos encontrarnos, pueden resultar entre los siguientes:

  • Constitución de la Sociedad
  • Aprobación de Cuentas Anuales y acuerdo de distribución del resultado del ejercicio.
  • Modificación de Estatutos Sociales (cambio de administradores, cambio de domicilio social, ampliación o modificación del objeto social, cambio de denominación social, venta de activos esenciales de la sociedad, etc.)
  • Aumento y/o reducción del capital social.
  • Compraventa de acciones o participaciones sociales.
  • Transformación de la forma jurídica de la sociedad.
  • Nombramiento de auditores
  • Nombramiento de liquidadores de la sociedad.
  • Acuerdos de fusión o escisión.
  • Acuerdo de disolución y liquidación de la sociedad.

El reflejo de los acuerdos sociales en Acta resulta de importancia en el caso de que sea necesario impugnar dichos acuerdos. Son impugnables los acuerdos sociales que sean contrarios a la Ley, se opongan a los estatutos o al reglamento de la junta de la sociedad o lesionen el interés social en beneficio de uno o varios socios o de terceros.

 LA JUNTA GENERAL

 Con carácter general, el órgano de decisión de los acuerdos de la sociedad es la Junta General de Socios (o Accionistas).

La Junta General es la reunión de los socios, y es de su competencia deliberar y acordar sobre los siguientes asuntos:

  1. La aprobación de las cuentas anuales, la aplicación del resultado y la aprobación de la gestión social.
  2. El nombramiento y separación de los administradores, de los liquidadores y, en su caso, de los auditores de cuentas, así como el ejercicio de la acción social de responsabilidad contra cualquiera de ellos.
  3. La modificación de los estatutos sociales.
  4. El aumento y la reducción del capital social.
  5. La supresión o limitación del derecho de suscripción preferente y de asunción preferente.
  6. La adquisición, la enajenación o la aportación a otra sociedad de activos esenciales. Se presume el carácter esencial del activo cuando el importe de la operación supere el veinticinco por ciento del valor de los activos que figuren en el último balance aprobado.
  7. La transformación, la fusión, la escisión o la cesión global de activo y pasivo y el traslado de domicilio al extranjero.
  8. La disolución de la sociedad.
  9. La aprobación del balance final de liquidación.
  10. Cualesquiera otros asuntos que determinen la ley o los estatutos.

Las juntas generales de las sociedades de capital podrán ser ordinarias o extraordinarias. La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

Toda junta que no sea la prevista en el párrafo anterior tendrá la consideración de junta general extraordinaria.