Obligación de conservar facturas y documentación de la actividad empresarial

25 abril, 2017 - 4 minutes read

Obligación de conservar facturas y documentación de la actividad empresarial

Se vuelve complejo concretar cuánto tiempo es el adecuado para la conservación de la documentación fiscal y contable generada en nuestro negocio.

Os trasladamos una visión rápida que esperamos sea aclaradora, pues no siempre es el mismo periodo para todos los documentos dependiendo de circunstancias concretas.

Normativa mercantil

El Código de Comercio, obliga a conservar durante 6 años (contados a partir del último asiento del ejercicio) libros y documentación (facturas, contratos…. ) que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial. A esta norma deberán atenerse tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o disuelta la sociedad.

Normativa fiscal

Además de lo que dice la normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, ya que toda esta documentación también puede tener efectos fiscales o laborales y no sólo mercantiles. Debe tenerse en cuenta que la normativa fiscal fija, con carácter general, en 4 años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Pero cuidado, hay otros plazos que no debe olvidar:

- Interrupciones. Cuando Hacienda interviene para revisar los impuestos (durante los 4 años de prescripción) o se presenta una declaración complementaria, el cómputo de los 4 años se inicia de nuevo por interrupción de la prescripción y deberá contar 4 años más para conservar la documentación.

- Activos. Las facturas de compra de un activo amortizable deben conservarse hasta 4 años más desde el último ejercicio en el que se haya amortizado totalmente.

- Pérdidas. Si un ejercicio tiene pérdidas a compensar en ejercicios posteriores, deberá conservar la documentación que las acredita durante al menos 10 años.

- Bienes de Inversión e IVA. Cuando se adquiere inmovilizado para su actividad por imputación superior a 3.005,06 euros, deberá conservar las facturas 9 años si son bienes muebles y 14 si son inmuebles.

Prevención de blanqueo de capitales

En el caso de sujetos obligados por la normativa de prevención de blanqueo de capitales la documentación se deberá conservar por un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.

Normativa laboral

En este aspecto debemos mantener en nuestro poder los Seguros Sociales durante los últimos 4 años y por lo tanto los recibos salariales de los trabajadores deberán mantenerse durante este mismo periodo de tiempo.

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