Recursos Humanos impulsa una revolución tecnológica de largo recorrido – Parte I

28 noviembre, 2016 - 13 minutes read

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Recursos Humanos aplica cada día más tecnología y menos ofimática en su gestión diaria y avanza en su enfoque al desarrollo de las personas más que a la parte administrativa.

Redacción de Capital Humano

El Portal del Empleado ya es el rey en nómina, comunicación y solicitud de vacaciones y ausencias. Sin embargo, las herramientas ofimáticas todavía son muy utilizadas en tareas secundarias pese a que se aprecia un paulatino crecimiento de las soluciones específicas.

Estas son las principales conclusiones que se pueden extraer del III Estudio Exevi sobre Indicadores de Tecnología y Recursos Humanos, que elabora trienalmente esta compañía, especializada en la integración de soluciones tecnológicas en todas las áreas funcionales, en colaboración con Capital Humano, la Universidad Carlos III de Madrid y el soporte técnico de Encuestafacil.com.

Recursos Humanos, mediante la aplicación de tecnología, avanza en su enfoque al desarrollo de las personas más que a la parte administrativa. El Portal del Empleado es ya la herramienta por excelencia en nómina, comunicación y solicitud de vacaciones y ausencias. Sin embargo, la ofi mática todavía está muy presente en determinadas tareas, pese a que se aprecia un paulatino crecimiento de las soluciones específicas.

Gráfico 1. Tiempo dedicado a labores de RRHH.

Las redes sociales también están adquiriendo cada vez más importancia y se van incorporando más sistemas y dispositivos, aunque no siempre se les saca todo el partido o se integran en otras funciones de RR.HH. Los profesionales consideran que han mejorado notablemente en los últimos tres años, pero reconocen que aún queda mucho recorrido en la plena incorporación de la tecnología a la función.

Estas son las principales conclusiones que se pueden extraer del iii Estudio Exevi sobre indicadores de Tecnología y Recursos Humanos, que elabora trienalmente esta compañía, especializada en la integración de soluciones tecnológicas en todas las áreas funcionales, en colaboración con Capital Humano, con Encuestafacil. como desarrollando las labores técnicas y con el apoyo del equipo de derecho del Trabajo de la Universidad Carlos III de Madrid, encabezado por la profesora Eva Blázquez.

El estudio encuestó a más de 200 profesionales y directivos de empresas españolas relacionados con la gestión de personas (75 por ciento de los participantes) o la tecnología. El trabajo de campo se llevó a cabo entre mayo y noviembre de 2015. Los resultados sirvieron de base para reunir a un grupo de profesionales de alto nivel que debatieron sobre el papel de la tecnología y cuyas conclusiones se exponen en este artículo.

Gráfico 2. Soluciones aplicadas a nómina

Los participantes en el coloquio fueron: Andrés ortega, director de RR.HH. de Boyaca; Cayetano Tahoces, director de RR.HH. del Colegio de Registradores; daniel Ruiz, director de RR.HH. y organización de BQ; Emilio Sáenz, director General de Plural Asesores; Fernando Aceña, director Adjunto de Cofi des; Manuel Pérez, Socio y director Comercial de Exevi; Juan Carlos Fernández; director de Personal de Schindler; Miguel ángel Ferrer, Socio director de Arrabe Asesores; Mónica Torre, Directora de RR.HH. de Up Group Spain (Cheque Gourmet); Rafael Cubero, Responsable de Gestión de RR.HH. de Tecnatom; Manuel Monterrubio, director General de Exevi y Cristina Martín, directora de RRHH de Exevi. La moderación del debate correspondió a José Antonio Carazo, director de CAPITAL HUMANO.

¿Cómo ha evolucionado RR.HH. en los últimos 6 años?

Aunque los departamentos de RR.HH. se encuentran algo más descongestionados que hace 3 y 6 años, según los datos de los dos primeros estudios de Exevi, las empresas aún dedican mucho tiempo a cuestiones administrativas en materia de personal. Se ha pasado del 75 al 65 por ciento en el número de empresas donde RR.HH. dedica la mitad o más de su tiempo a asuntos administrativos de poco valor añadido. “Actualmente apenas un 20 por ciento dedican al menos el 80 por ciento de su tiempo a tareas de desarrollo de las personas”, señala Manuel Monterrubio, director General de Exevi.

Gráfico 3. Soluciones aplicadas a la comunicación

Por áreas concretas, los medios electrónicos sobrepasan ya a los tradicionales (72 por ciento) en la gestión de las nóminas. El Portal del Empleado se ha consolidado como el medio favorito para distribuir los recibos de nómina. Esta herramienta, junto con el correo electrónico también se ha afi anzado como la más utilizada en comunicación interna. El 25 por ciento de las empresas utiliza una de estas herramientas o las dos, mientras que la comunicación tradicional no basada en tecnología ha pasado a un tercer plano. Las redes sociales siguen en niveles muy modestos.

Internet se afirma en el primer lugar dentro de los procesos de selección, según asegura el 59 por ciento de los encuestados. Monterrubio señala que “llama la atención la bajada de la externalización y que las redes sociales, especialmente Linkedin, representen ya el segundo canal hasta alcanzar el 34 por ciento”. En cuanto a la gestión interna de los currículos de candidatos y a la contratación, éstas se desarrollan principalmente a través de herramientas ofi máticas. La gestión en papel ha reducido notablemente su importancia, el Portal del Empleado va ganando peso y las herramientas específi cas se mantienen.

Gráfico 4. Tecnología aplicada a la contratación

La Gestión del desempeño fue otro de los aspectos sobre los que encuestó Exevi a los profesionales. Las empresas que no realizan Gestión del desempeño se han reducido cerca de un 10 por ciento en 6 años. Monterrubio señala que “pese a que las herramientas ofi máticas siguen ocupando el primer lugar en utilización (más del 30 por ciento del total), el Portal del Empleado escala posiciones a marchas forzadas, alcanzando ya un 25 por ciento”.

En gestión de la Formación es donde la implantación de soluciones tecnológicas está más atrasada. Las soluciones ofi máticas siguen siendo las más utilizadas, aunque se observa una paulatina caída desde 2009. Se mantienen a considerable distancia las herramientas específi cas, aunque siguen en ascenso, y el Portal del Empleado se estanca con un grado de utilización que no alcanza el 20 por ciento. La misma tónica se observa en materia de gestión de las Carreras Profesionales si bien llama la atención que casi el 30 por ciento de las empresas no lleva a cabo ninguna acción en este apartado.

Una paulatina transformación digital

En materia retributiva y de prestaciones también siguen predominando las soluciones tradicionales, aunque se observa con leve crecimiento en el uso del Portal del Empleado para estos fi nes. También en este tema llama la atención que un tercio de los encuestados reconoce que no posee ningún plan de retribución fl exible y casi el 30 por ciento de las empresas no solicitan prestación alguna. “En las empresas que tienen cierto grado de implantación de la retribución fl exible crece el uso del Portal del Empleado y las herramientas específi cas, aunque el cambio legal que se produjo hace dos años probablemente haya infl uido mucho en esta evolución”, puntualiza Cristina Martín.

Grafico 5 Tecnologías aplicada a gestion de la formación

Donde sí se han observado cambios importantes es en temas como la solicitud de vacaciones o la modifi cación de datos en los expedientes personales. El Portal del Empleado es el vencedor indiscutible en ambos casos, pese a que las herramientas ofi máticas y las específi cas siguen teniendo una presencia importante y el control en papel siguen con porcentajes residuales pero signifi cativos. del mismo modo, este tipo de herramientas siguen siendo las más utilizadas en la gestión de absentismo y en la relación con las Seguridad Social, “aunque cabe destacar que en este último caso se ha producido un incremento de la externalización que ya alcanza valores superiores al 20 por ciento”, apunta Monterrubio.

Otros aspectos de la gestión diaria de los departamentos de RR.HH. también han sido objeto de análisis en este iii Estudio Exevi sobre Tecnología y Recursos Humanos. El 65 por ciento de las empresas aún sigue confi nado en las herramientas ofi máticas y específi cas para el Estudio de Tiempos y Productividad, si bien un 25 por ciento de las mismas ni se lo plantean. Cerca de la mitad de las empresas resuelven los temas jurídicos con herramientas tradicionales, mientras que la otra mitad recurre a otras opciones con un alto rango de diversificación. También es destacable el hecho de que cada vez más empresas realizan encuestas entre su plantilla. Para ello se ha disparado el uso de herramientas específicas, seguramente on-line, aunque el Portal del Empleado y las intranets siguen siendo herramientas muy útiles.

Gráfico 6. Tecnología aplicada a la gestón de carreras profesionales

Por último, hay otras aplicaciones tecnológicas que tienen un menor grado de utilización pero que pueden aportar valor en función de la actividad empresarial al conjunto de la organización. El estudio ha revelado que las más utilizadas se refieren a las redes sociales genéricas o corporativas o a sistemas de control de presencia o videovigilancia, aunque en todos los casos su valor añadido se considera escaso. Las que menor grado de implantación tienen son las televisiones corporativas, la cartelería digital y los quioscos digitales. En todos estos casos no hay que olvidar que la mitad de las empresas encuestadas tienen menos de 250 empleados, lo que sin duda explica en buen parte los resultados obtenidos.

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